공문서란? 공문서의 종류, 예시 | 공문서의 성립시기

 

법률상 공문서란?

법률상의 공문서는 크게 3가지로 나뉩니다. 즉 형법상 공문서, 민사소송법상 공문서 및 형사소송법상 공문서입니다.

1) 형법상의 공문서란?

형법에서 말하는 "공문서"라 함은 공무소 또는 공무원이 그 명의로써 권한 내에서 소정 의 형식에 따라 작성한 문서를 말합니다.

공문서위조·변조, 허위공문서 등의 작성 및 행사 등 공문서에 관한 죄(제225조 내지 제230조, 제235조 및 제237조)를 규정하여 공문서의 진정성(眞正性)을 보호하고 있는데, 일반적으로 공문서에 관한 죄는 사문서에 관한 죄보다 무겁게 처벌됩니다.

 2) 민사소송법상의 공문서란?

민사소송법은 "문서의 작성방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정 한 때에는 이를 진정한 공문서로 추정한다"(제356조)라고 규정하여 공문서는 그 작성방식·취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정되는 때에는 진정한 공문서로 추정하여 증거능력을 부여하고 있습니다.

 3) 형사소송법상의 공문서의 개념

형사소송법은 "가족관계 기록에 관한 증명서, 공정증서등본, 기타 공무원 또는 외국 공무원의 직무상 증명할 수 있는 사항에 관하여 작성한 문서 등은 당연히 증거능력이 있는 서류(제315조)로서 증거로 할 수 있다"고 규정하고 있습니다.

 또한, 동법 제147조의 규정에 의하면 공무원 또는 공무원이었던 자를 증인으로 직무상 의 비밀에 관한 사항을 심문할 경우에는 법원은 당해 관청 또는 감독관청의 승낙을 얻도록 규정하고 있습니다.

행정상 공문서란?

행정상 공문서라 함은 일반적으로 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성한 문서 또는 시행 되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말합니다.

각급 행정기관의 의사표시는 공문서로 나타나며, 행정활동과정에서 생산됩니다. 따라서 행 정기관의 행정활동과정에서 생산되는 공문서가 유효하게 성립되기 위한 일반적 요건은 다음과 같습니다.

가) 행정기관의 적법한 권한 내의 사항 중에서 작성될 것

나) 위법·부당하거나 시행 불가능한 사항이 없을 것

다) 법령에 규정된 절차에 따라 형식이 정리될 것

작성주체에 따른 문서의 종류

1) 공문서

행정기관 또는 공무원이 그 직무상 작성한 문서 또는 시행되는 문서 및 접수한 문서를 말합니다.

공문서는 사문서에 대응되는 말로 공문서 중에서 특히 공증인이나 법원사무관 등이 공증문구를 붙여서 작성한 것이 '공정증서'입니다. 공증인이 사문서를 인증한 경우와 같이 사문서와 공문서가 병존하고 있는 경우도 있습니다.

 2) 사문서

사문서는 개인이 사적(私的)인 목적을 위하여 작성한 문서를 말합니다. 그러나 사문서는 각종 신청서 등과 같이 행정기관에 제출하여 접수된 것은 사문서가 아니고 공문서로 됩니다. 따라서 공문서에 관한 제 규정에 따라 취급되며 그 문서를 제출한 사람도 접수된 문서를 임의로 회수할 수 없습니다.

공문서의 성립시기

공문서의 성립 시기는 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 당해 문서의 결재 후 성립이 되고, 수신자에게 도달됨으로써 효력이 발생합니다. 단, 공고문서의 경우 다른 법령 및 공고 문서에 특별한 규정이 없는 한 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력 발생됩니다.

공문서의 종류

공문서의 기능은?

① 의사의 기록·구체화

문서는 사람의 의사를 구체적으로 표현하는 기능을 갖는다. 사람이 가지고 있는 주관적인 의사는 문자·숫자·기호 등을 활용하여 종이나 다른 매체에 표시하여 문서화함으로써 그 내용이 구체화된다. 이 기능은 문서의 기안에서부터 결재까지 문서가 성립하는 과정에서 나타나는 것이다. 

② 의사의 전달

문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 갖는다. 문서에 의한 의사전달은 전화나 구두로 전달하는 것보다 좀 더 정확하게 내용을 전달할 수 있다. 이것은 의사를 공간적으로 확산하는 기능으로서 문서의 발송·도달 등 유통과정에서 나타난다.

③ 의사의 보존

문서는 의사를 오랫동안 보존하는 기능을 갖는다. 문서로써 전달된 의사는 지속적으로 보존할 수 있고 역사자료로써 가치를 갖기도 한다. 이는 의사표시를 시간적으로 확산시키는 역할을 한다. 

④ 자료 제공

보관·보존된 문서는 필요한 경우 언제든 참고자료 내지 증거자료로 제공되어 행정활동을 지원·촉진시킨다. 

⑤ 업무의 연결·조정

문서의 기안·결재 및 협조과정 등을 통해 조직 내외의 사무처리 및 정보순환이 이루어져 업무의 연결·조정기능을 수행하게 된다.